Thay đổi Màu Tin Nhắn đến Trong Outlook 2013 giúp bạn dễ dàng quản lý và phân loại email, tăng hiệu suất làm việc. Bài viết này hướng dẫn chi tiết cách tùy chỉnh màu sắc cho tin nhắn đến trong Outlook 2013, giúp bạn cá nhân hóa hộp thư đến và làm việc hiệu quả hơn.
Tùy Chỉnh Màu Sắc Tin Nhắn Trong Outlook 2013
Outlook 2013 cung cấp nhiều tùy chọn để thay đổi màu tin nhắn đến, từ việc sử dụng các quy tắc có sẵn đến việc tạo quy tắc tùy chỉnh. Việc này giúp bạn dễ dàng phân biệt các email quan trọng, email từ những người gửi cụ thể, hoặc theo chủ đề.
Sử Dụng Quy Tắc Có Sẵn
Outlook 2013 có sẵn một số quy tắc giúp bạn nhanh chóng thay đổi màu tin nhắn đến. Bạn có thể áp dụng các quy tắc này cho tất cả email từ một người gửi cụ thể, email được gửi đến một nhóm phân phối, hoặc email có chứa từ khóa nhất định trong tiêu đề hoặc nội dung.
- Bước 1: Mở Outlook 2013 và chọn tab “File”.
- Bước 2: Chọn “Manage Rules & Alerts”.
- Bước 3: Nhấn “New Rule”.
- Bước 4: Chọn một mẫu quy tắc có sẵn, ví dụ “Apply rule on messages I receive” hoặc “Apply rule on messages I send”.
- Bước 5: Tùy chỉnh quy tắc theo nhu cầu của bạn, bao gồm việc chọn màu sắc cho tin nhắn.
- Bước 6: Nhấn “Finish” để lưu quy tắc.
Tạo Quy Tắc Tùy Chỉnh
Nếu các quy tắc có sẵn không đáp ứng được nhu cầu của bạn, bạn có thể tạo quy tắc tùy chỉnh. Tính năng này cho phép bạn thiết lập các điều kiện phức tạp hơn để phân loại email và thay đổi màu sắc tương ứng.
- Bước 1: Thực hiện các bước 1 đến 3 như trong phần “Sử dụng Quy Tắc Có Sẵn”.
- Bước 2: Chọn “Apply rule on messages I receive” và nhấn “Next”.
- Bước 3: Chọn các điều kiện áp dụng quy tắc. Bạn có thể kết hợp nhiều điều kiện bằng cách sử dụng các toán tử “and” hoặc “or”.
- Bước 4: Chọn hành động “assign it to the category category” và chọn hoặc tạo một danh mục mới với màu sắc mong muốn.
- Bước 5: Nhấn “Finish” để lưu quy tắc.
Thay Đổi Màu Nền Của Tin Nhắn
Ngoài việc thay đổi màu chữ, bạn cũng có thể thay đổi màu nền của tin nhắn để làm nổi bật chúng hơn.
- Bước 1: Mở email bạn muốn thay đổi màu nền.
- Bước 2: Chọn tab “Format Text”.
- Bước 3: Trong nhóm “Paragraph”, chọn “Shading” và chọn màu nền mong muốn.
Kết Luận
Thay đổi màu tin nhắn đến trong Outlook 2013 là một cách đơn giản nhưng hiệu quả để quản lý email và tăng năng suất làm việc. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về cách tùy chỉnh màu sắc tin nhắn trong Outlook 2013.
FAQ
- Tôi có thể thay đổi màu tin nhắn đã gửi không? Có, bạn có thể tạo quy tắc để thay đổi màu tin nhắn đã gửi.
- Tôi có thể sử dụng nhiều màu cho các loại email khác nhau không? Có, bạn có thể tạo nhiều quy tắc với các màu sắc khác nhau.
- Làm sao để xóa một quy tắc đã tạo? Bạn có thể xóa quy tắc trong cửa sổ “Manage Rules & Alerts”.
- Tôi có thể thay đổi màu chữ của tin nhắn không? Có, bạn có thể thay đổi màu chữ bằng cách sử dụng các tùy chọn định dạng văn bản trong Outlook.
- Thay đổi màu tin nhắn có ảnh hưởng đến người nhận không? Không, thay đổi màu tin nhắn chỉ ảnh hưởng đến hộp thư đến của bạn.
- Tôi có thể import/export các quy tắc đã tạo không? Có, bạn có thể import/export quy tắc để sử dụng trên các máy tính khác.
- Tôi có thể sử dụng các điều kiện phức tạp hơn để tạo quy tắc không? Có, bạn có thể sử dụng các toán tử logic và các điều kiện nâng cao để tạo quy tắc tùy chỉnh.
Mô tả các tình huống thường gặp câu hỏi.
- Tình huống 1: Bạn nhận được rất nhiều email mỗi ngày và khó phân biệt email quan trọng. => Sử dụng quy tắc để thay đổi màu email từ sếp hoặc khách hàng quan trọng.
- Tình huống 2: Bạn muốn theo dõi tiến độ dự án qua email. => Tạo quy tắc để thay đổi màu email liên quan đến dự án.
- Tình huống 3: Bạn muốn nhanh chóng tìm thấy email từ một người gửi cụ thể. => Tạo quy tắc để thay đổi màu email từ người gửi đó.
Gợi ý các câu hỏi khác, bài viết khác có trong web.
- Làm sao để tạo chữ ký trong Outlook 2013?
- Hướng dẫn sử dụng lịch trong Outlook 2013.
- Cách thiết lập tài khoản email trong Outlook 2013.